Mitä toiminnan digitalisointi on meille?
Meille toiminnan digitalisointi on älykkäitä ratkaisuja, jotka hyödyntävät teknologiaa tehden elämästä helpompaa. Toiminnan digitalisointi haastaa perinteiset toimintatavat tarkoituksenaan tuottaa enemmän arvoa eri sidosryhmille. Arvo voi syntyä automatisoimalla asiakassuhteen ylläpitoon liittyviä työtehtäviä, kuten esimerkiksi yhteydenpitoa tietyissä asiakkaan kontaktipisteissä. Tällä voidaan vaikuttaa myönteisesti asiakaskokemukseen ja sen pohjalta tuloksiin. Erilaisia manuaalista työtä vaativia toimintoja voidaan myös digitalisoida. Katso alempaa esimerkiksi CASE: Digitaalinen tuntilappujärjestelmä.
Osaamisemme
Ymmärrämme erilaisten organisaatioiden toimintamalleja, niiden osia ja osien vuorovaikutussuhteita. Kokemuksemme pohjalta pystymme tarkastelemaan olemassa olevia toimintamallejanne kriittisesti, tuomaan tuoreita ajatuksia ja konkreettisia ehdotuksia toiminnan digitalisoimiseksi. Olemmekin suunnitelleet ja toteuttaneet lukuisia verkkopohjaisia ratkaisuja tehostamaan organisaatioiden erilaisia toimintoja.
Älä hyppää suin päin hypeen
Toiminnan digitalisointi ei ole meille itseisarvo. Mielestämme sen tulee tuottaa mitattavia tuloksia ja hyötyjä. Näitä ovat esimerkiksi ajalliset säästöt ja kustannushyödyt. Toiminnan digitalisointia tuleekin tarkastella aina kriittisesti sisäisistä ja ulkoisista näkökulmista sen vaikutuksien, kuten suhteellisen hyödyn ja riskien näkökulmasta. Asiantuntijamme ovat apunasi, kun haluat uusia näkökulmia vanhoihin toimintatapoihin. Voit jättää tapaamisaikatoiveesi asiantuntijamme kanssa suoraan tästä.
CASE: Digitaalinen tuntilappujärjestelmä
Lähtökohtatilanne
Asiakkaallamme LVI-Talolla oli perinteinen toimintamalli työtuntilappujen täyttämiseen. Aluksi työntekijä täytti tuntilapun. Tämän jälkeen tuntilappu toimitettiin työnjohtajalle tarkastettavaksi, jonka jälkeen työnjohtaja toimitti ne eteenpäin palkanmaksua varten. Lopuksi palkanmaksaja syötti työtunnit käsin sähköiseen palkanmaksujärjestelmään. Satoja henkilöitä työllistävän yrityksen näkökulmasta tähän kokonaisuuteen kului paljon työaikaa. Työntekijälle perinteisen tuntilapun täyttäminen oli tosin helppoa.
Digitaalinen mahdollisuus
Olemassa olevaa toimintamallia tarkastelemalla tunnistettiin selkeä mahdollisuus hyödyntää teknologiaa palkanmaksuun liittyvien eri vaiheiden työmäärän vähentämiseksi, jotta voitaisiin saavuttaa ajallisia säästöjä. Suurin haaste liittyi kuitenkin työntekijöihin. Jos tuntilapun täyttäminen digitalisoitaisiin, niin sen täyttämisen tulisi olla vähintään yhtä helppoa, kuin aikaisemminkin.
Digitaalisen mahdollisuuden tunnistamisen jälkeen kävimme tarkasti LVI-Talon kanssa läpi toimintaan liittyviä tarkempia yksityiskohtia ja aloimme muotoilla uutta toimintamallia ja ratkaisua.
Lopputulos
Lopputuloksena syntyi täysin digitaalinen järjestelmä, jossa työntekijät voivat syöttää tiedot työtunneistaan tietokoneella, matkapuhelimella tai tabletilla. Järjestelmän käyttöliittymä ohjaa työntekijää ja ehkäisee työtuntien syöttämiseen liittyviä mahdollisia virheitä. Virheitä ehkäisemällä säästetään oikeiden tietojen selvittämiseen kuluvaa aikaa. Syötetyt tiedot jäävät historiatietoihin ja työntekijä voi tarkastella niitä myös jälkikäteen. Syötettyjen tietojen historiaa hyödynnetään myös tietojen täytön helpottamisessa. Lisäksi työntekijät voivat toimittaa suoraan liitteitä omalle työnjohtajalleen järjestelmän kautta, kuten esimerkiksi sairaspoissaolotodistuksen.
Työnjohtaja pääsee tarkastamaan työntekijöiden täyttämät tuntitiedot suoraan järjestelmän kautta ja kuittaamaan ne. Kuittaamisen jälkeen työtuntien tiedot lähtevät automaattisesti suoraan palkanmaksuun, jossa niitä ei tarvitse enää syöttää käsin.
Kyseisessä tapauksessa vanha tapa toimia kulutti paljon aikaa. Tarkastelemalla toimintamallia kriittisesti onnistuimme yhdessä LVI-Talon kanssa digitalisoimaan toimintaa tehokkaammaksi, josta tuloksena syntyi merkittävät ajalliset säästöt.
Tutustu myös Solvis-työajanseurantapalveluumme.