Konsultaatiopalvelu järjestelmien hankintaan liitoille, järjestöille ja yhdistyksille

Site Logic auttaa järjestöjä, liittoja ja yhdistyksiä määrittelemään tarpeet, vertailemaan vaihtoehdot ja viemään hankinnan maaliin. Meillä on yli 20 vuoden kokemus järjestelmistä ja integraatioista.

Monilla järjestöillä ja liitoilla on käytössä vanhentunut jäsenrekisteri tai CRM-järjestelmä, joka ei enää palvele toimintaa. Tieto on hajallaan eri paikoissa, prosessit perustuvat manuaaliseen työhön ja järjestelmien yhteensopivuus puuttuu. Kun hankintaprosessi alkaa, ei aina ole selvää, mitä uutta järjestelmää tarvitaan, miten eri vaihtoehdot eroavat toisistaan tai millaisia kustannuksia ja riskejä niihin liittyy.

Tämä johtaa helposti virhevalintoihin, pitkiin käyttöönottoihin ja turhiin kustannuksiin. Site Logic auttaa ratkaisemaan tämän tarjoamalla kokonaisvaltaisen ja riippumattoman asiantuntijatukensa koko hankintaprosessin ajalle.

Mitä saat

• Tarvekartoitus ja prosessien läpikäynti
  Jäsen- ja sidosryhmäprosessit, tapahtumat, koulutukset, varainhankinta, laskutus, viestintä, raportointi ja markkinointi. Lopputuloksena selkeä kuva tavoitteista ja järjestelmälle asetettavista vaatimuksista.
• Toimittajatapaamiset ja markkinakartoitus
  Olemme mukana toimittajien esittelyissä ja keskusteluissa. Autamme arvioimaan, mitkä ratkaisut sopivat parhaiten tarpeisiinne ja missä on riskejä.
• Tarjouspyynnön valmistelu ja laadinta
  Laadimme yhteistyössä kanssanne selkeän, vertailukelpoisen tarjouspyynnön, joka pohjautuu työpajoissa määriteltyihin tarpeisiin ja toimittajatapaamisten havaintoihin.
• Tarjousprosessi ja pisteyttävä vertailu
  Käymme läpi saadut tarjoukset, autamme vertailussa ja laadimme pisteytyksen sovituilla kriteereillä. Näin päätös perustuu faktoihin, ei fiilikseen.
• Toimittajavalinnan jälkeinen tuki
  Tarvittaessa jatkamme mukana käyttöönotossa, datan siirrossa ja järjestelmien yhteensovittamisessa. Tuemme projektia teknisesti tai koordinoimme sitä asiakkaan puolesta.

Miksi Site Logic?

• Riippumaton asiantuntija: emme myy tai jälleenmyy järjestelmiä. Suosituksemme perustuvat asiakkaan tarpeisiin, eivät kumppanuuksiin.
• Käytännön kokemus: yli 20 vuoden kokemus järjestelmistä ja integraatioista.
• Kokonaisnäkemys: ymmärrämme järjestöjen ja liittojen toimintatavat, päätöksenteon ja tietosuojavaatimukset.
• Hallittu prosessi: etenemme vaiheittain määrittelystä vertailuun ja käyttöönottoon, jotta projekti pysyy aikataulussa ja budjetissa.

Työskentelymalli

1. Määrittelytyöpaja
   Aloitusvaihe, jossa tunnistetaan tavoitteet, tarpeet ja keskeiset valintakriteerit.
2. Toimittajatapaamiset ja alustava kartoitus
   Mukana alkuvaiheen keskusteluissa ja esittelyissä, arvioimme vaihtoehtojen soveltuvuutta.
3. Jatkokeskustelut ja tarjouspyynnön valmistelu
   Havainnot kootaan ja muokataan tarjouspyynnön rungoksi.
4. Tarjouspyynnön laadinta ja julkaisu
   Site Logic laatii ja viimeistelee tarjouspyynnön yhteistyössä asiakkaan kanssa.
5. Tarjousprosessi ja vertailu
   Tarjoukset pisteytetään ja arvioidaan sovituin kriteerein. Tuloksena selkeä suositus valittavasta järjestelmästä.
6. Toimittajavalinnan jälkeiset vaiheet (sovitaan erikseen)
   Mahdollinen tuki käyttöönotossa, datan siirrossa ja jatkokehityksessä.
   

Tyypilliset valintakriteerit

• Jäsensegmentointi, maksujen käsittely ja laskutus
• Tapahtumien ja koulutusten hallinta
• Viestintä ja uutiskirjeintegraatiot
• Raportointi ja johdon mittarit
• Tietosuoja (GDPR) ja tietoturva
• Integraatiot (verkkosivusto, maksut, kirjanpito, SSO)
• Hinnoittelu ja elinkaarikustannukset
• Käytettävyys ja saavutettavuus (WCAG)

Hyödyt asiakkaalle

• Selkeä ja hallittu hankintaprosessi ilman turhia kierroksia
• Riippumaton näkökulma ilman sidonnaisuuksia
• Vähemmän riskejä ja säästöä aikaa ja rahaa
• Järjestelmä, joka tukee toimintaa ja jäseniä pitkällä aikavälillä

Usein kysyttyä

Oletteko sidoksissa tiettyyn järjestelmään?
Emme. Olemme täysin riippumattomia toimittajista ja suosittelemme ratkaisua vain asiakkaan tarpeiden perusteella.

Voitteko olla mukana vain osassa prosessia?
Kyllä. Voimme tehdä pelkän tarvekartoituksen, arvioida tarjouksia tai sparrata sopimusvaiheessa.

Mitä jos järjestelmä on jo valittu?
Autamme käyttöönoton suunnittelussa, integraatioissa ja projektin ohjauksessa.

Varmista onnistunut järjestelmähankinta.

Ota yhteyttä ja varaa maksuton alkukartoitus.